Çiçekçi programı seçerken 10 kriter

Bir çiçekçi programı yıllarca kullanılır; yanlış seçim, siparişlerinizi ve müşteri listenizi taşımak zorunda kalacağınız anlamına gelir. Demo izlerken ekranın güzelliğine değil, aşağıdaki on kritere bakın. Her maddede demo sırasında sorabileceğiniz somut bir soru var.

1. Sipariş yapısı çiçekçiye göre mi?

Genel ön muhasebe programında “müşteri” tek kişidir. Çiçekçide gönderen ile alıcı farklıdır, teslimat adresi alıcıya aittir, kart notu vardır, teslimat tarihi ve saat aralığı siparişin parçasıdır. Program bu alanları eklenti değil, varsayılan olarak içermeli.

Demo sorusu: “Bir sipariş açalım: gönderen kurumsal müşteri, alıcı başka biri, yarın 12:00–15:00, kart notu şu. Kaç ekranda bitiyor?”

2. Teslimat ve kurye akışı

Teslimatı kime atadığınızı, kuryenin nerede olduğunu ve teslim edilip edilmediğini programdan görmelisiniz. Kurye kendi telefonundan yalnız kendi listesini görmeli, durum güncellemeli, adrese yol tarifi almalı. Panel girişi olmayan geçici şoförler için de kayıt açılabilmeli.

Demo sorusu: “Kurye uygulamasını açın; ‘teslim edildi’ dediğinde panelde ve müşteride ne değişiyor?”

3. Cari hesap ve tahsilat

Kurumsal müşteriler (oteller, ofisler, organizasyon firmaları) açık hesap çalışır. Program cari bakiye, alacak/borç, kısmi ödeme, iade ve ekstre çıkarabilmeli; sipariş ödemesi alındığında kasa ve cari otomatik işlenmeli.

Demo sorusu: “Ay sonunda bir otele ekstre nasıl çıkarıyorum?”

4. Ürün, stok ve maliyet

Her çiçekçi stok tutmaz; program stok takibini isteğe bağlı sunmalı, açıldığında kritik stok uyarısı ve hareket geçmişi olmalı. Gider kategorileri (çiçek maliyeti, yol) ve dönem karşılaştırması kârı görmenizi sağlar.

Demo sorusu: “Stok takibini yalnız bazı ürünlerde açabilir miyim?”

5. Müşteri bildirimleri

Sipariş alındı, hazırlanıyor, yolda, teslim edildi. Bu adımlarda otomatik SMS veya e-posta gitmesi hem soruları azaltır hem güven verir. SMS için hangi sağlayıcıların desteklendiğini ve ücretin kimden alındığını sorun; e-posta kendi SMTP hesabınızla gidebiliyorsa ek ücret olmamalı.

Demo sorusu: “Kurye ‘yolda’ dediğinde müşteriye giden mesajı gösterin; metni ben değiştirebiliyor muyum?”

6. Mobil uygulama

Tarayıcıda açılan panel telefonda da çalışır, ama bildirim almak ve kurye akışı için gerçek bir iOS/Android uygulaması gerekir. Uygulama mağazalarda yayında mı, yeni sipariş geldiğinde push bildirimi geliyor mu?

Demo sorusu: “Uygulamayı telefonuma kurun; siteden bir sipariş verelim, bildirim gelsin.”

7. Rol ve yetkiler

Kasa ekranını herkesin görmesini istemezsiniz. Rol bazlı izinler olmalı: kurye yalnız teslimatları, satış personeli siparişleri, muhasebe kasa ve cariyi görsün. Kimin ne yaptığını gösteren işlem geçmişi (audit) olsun.

Demo sorusu: “Yeni bir kurye kullanıcısı açın; hangi ekranları görüyor?”

8. Web sitesi ve online sipariş entegrasyonu

Bugün web siteniz olmasa bile bir gün olacak. Program kendi web sitesi modülünü sunuyor mu, yoksa üçüncü taraf siteyle “entegrasyon” mu vaat ediyor? İlkinde ürün listesi tek yerdedir ve sipariş doğrudan listeye düşer; ikincisinde iki panel ve arada bir köprü vardır. WhatsApp siparişi ve sipariş asistanı gibi kanallar da aynı listeye bağlanmalı.

Demo sorusu: “Siteden sipariş verelim; sipariş listesinde nasıl göründüğünü ve kuryeye nasıl atandığını gösterin.”

Bu konuyu ayrıca çiçekçi web sitesi ve çiçekçi e-ticaret sitesi sayfalarında ele aldık.

9. Veri sahipliği ve güvenlik

Verileriniz kime ait ve nerede tutuluyor? Her işletmenin verisi ayrı bir veritabanında mı, yoksa tek tabloda firma sütunuyla mı? Bağlantı HTTPS mi, şifreler nasıl saklanıyor, yedek ne sıklıkla alınıyor? Sözleşme bitince ürün, müşteri ve sipariş verinizi hangi formatta alabiliyorsunuz? Kendi sunucunuza kurulum seçeneği var mı?

Demo sorusu: “Ayrılmak istersem verimi Excel olarak nasıl alırım?”

10. Kurulum, eğitim ve destek

Program ne kadar iyi olursa olsun, ilk hafta yardım alamazsanız kullanmazsınız. Mevcut müşteri ve ürün listenizin aktarılması, ekip eğitimi ve destek saatleri yazılı olmalı. Ücretsiz deneme süresi olması, taahhütsüz denemenizi sağlar.

Demo sorusu: “Excel’deki 800 müşterimi kim aktarıyor, ne kadar sürüyor?”

Ek kriter: fiyatlandırma modeli ve sözleşme

On kriterin dışında, ama karara etki eden bir konu daha var: ödeme modeli. Tek seferlik lisans mı, aylık/yıllık abonelik mi? Abonelikte güncellemeler ve sunucu dahildir; tek seferlik lisansta bunlar genellikle yıllık bakım ücretiyle gelir. Kullanıcı başına ücret alınıyorsa kurye ve yarı zamanlı personel de sayılıyor mu, sorun. SMS ücreti ayrı bir kalemdir; sağlayıcıyı kendiniz seçebiliyorsanız maliyeti de siz kontrol edersiniz. Sözleşmede iptal koşulunu, veri teslim biçimini ve destek saatlerini yazılı görün. Ücretsiz deneme süresi varsa gerçek siparişlerinizle test edin; demo verisiyle her program iyi görünür.

Demo sorusu: “Aboneliği iptal edersem hangi gün erişimim kapanır ve verimi nasıl alırım?”

Kriterlerin ağırlığı işletmeye göre değişir

• Tek şubeli, telefonla sipariş alan çiçekçi: 1, 2, 5 ve 10 öncelikli.
• Kurumsal müşterisi çok olan çiçekçi: 3 ve 7 belirleyici.
• Instagram ve web üzerinden satan çiçekçi: 6 ve 8 olmadan olmaz.
• Birden fazla şube veya ortak: 7 ve 9.

Geçiş planı: eski programdan yeniye

Karar verdikten sonra geçişi yoğun sezon dışına planlayın. Sırasıyla: müşteri ve ürün listelerini dışa aktarın, yeni programda kategori ve sipariş durumlarını tanımlayın, aktarımı yapın, bir hafta boyunca iki programı paralel kullanıp sipariş sayılarını karşılaştırın, ardından eski programı kapatın. Kuryelere uygulamayı ilk gün kurun; personel eğitimini gerçek siparişlerle yapın. Bu süreçte satıcının aktarım ve eğitim desteği vermesi, onuncu kriterin neden yazılı olması gerektiğini gösterir.

Demo sırasında dikkat edilecek üç işaret

1. Sipariş ekranı kaç tık? Telefonda müşteri beklerken 30 saniyede sipariş girilemiyorsa program sahada kullanılmaz.
2. Satıcı “yapılabilir” mi diyor, “yapıyor” mu? Gösterilmeyen özellik yoktur.
3. Kurye uygulaması gerçek mi? Tarayıcı kısayolu ile mağazadaki uygulama aynı şey değildir.

Kısa kontrol listesi

• Gönderen/alıcı/kart notu/teslimat saati sipariş formunda var.
• Kurye ataması ve kurye uygulaması çalışıyor.
• Cari, tahsilat, iade, ekstre var.
• Stok isteğe bağlı; gider ve rapor var.
• Otomatik SMS/e-posta; sağlayıcı seçimi serbest.
• iOS/Android uygulaması ve push bildirimi.
• Rol/izin ve işlem geçmişi.
• Web sitesi modülü ve WhatsApp siparişi aynı listeye düşüyor.
• Veri izole, HTTPS, yedek, dışa aktarma.
• Aktarım, eğitim, destek saatleri ve deneme süresi yazılı.

ÇiçekGo’nun bu kriterlere nasıl cevap verdiğini çiçekçi programı sayfasında görebilir, demo talep ederek kendi sipariş örneğinizle deneyebilirsiniz.